Ordenamiento de Datos y Generación de Subtotales en Microsoft Excel

Ordenamiento de Datos

Excel te permite ordenar la información por determinadas columnas. En orden ascendente y descendente. Por ejemplo: en orden alfabético, por apellido, por medio del nombre del departamento, etc.

1. Crea un nuevo archivo e ingresa los siguientes datos:
   
   
   
• Para agilizar el ingreso de los sueldos, puedes escribir 1500 en la primera celda y 1700 en la segunda, luego selecciona y arrastra hacia abajo para incrementar los valores.
2. Ordena los datos. En este caso se ordenarán los datos por departamento, para ordenar los datos debes realizar los siguiente:
• Clic sobre la columna por la cual deseas ordenar los datos. En este caso se posicionó directamente en la celda de Depto., porque el ordenamiento será por departamento.
• Selecciona uno de estos botones:
  
  
  
• Excel ordena automáticamente los datos según la columna seleccionada, observa:
  
  
  
3. El correlativo también se ordenará. Si no deseas incluirlo, debes seleccionar todos los datos desde el primer título; es decir, desde el apellido hasta el último valor del sueldo. No debes incluir el correlativo, luego realiza lo siguiente:
• Selecciona: Datos, Ordenar
• Clic en Ordenar por y selecciona el título según la columna por la que deseas ordenar los datos.
• Clic en Criterio de ordenación (clic en A a Z)
• Selecciona el botón Aceptar

Generación de Subtotales

Esta opción te permite luego de agrupar los datos (es decir, de ordenarlos por "x" o "y" columna) obtener una sumatoria, un promedio, etc. En este caso se desea obtener el monto total de los sueldos pagados en cada departamento.

1. La regla número uno para obtener subtotales es que los datos deben estar ordenados según la columna por la que se desea obtener dichos subtotales.
2. Después de ordenar los datos, posiciona el cursor sobre cualquier celda que contenga los datos, (únicamente si movió el cursor a otra posición, de lo contrario ya estará en una celda por el procedimiento explicado en el ordenamiento de datos)
3. Selecciona Datos, Subtotal
4. Haz clic en la flecha Para cada cambio en y selecciona la columna deseada, en este caso haz clic sobre Depto.
5. Selecciona la función deseada, generalmente se utiliza la función de Sumar
6. Si hay varias celdas numéricas estarán seleccionadas, haz clic sobre el rectángulo para desmarcarlas y selecciona únicamente una o dos celdas que te interesan.
7. Para finalizar haz clic en el botón Aceptar
   
   
   
8. La función de subtotales deberá utilizarse únicamente cuando se deseen agrupar datos.
9. El resultado en este caso es el siguiente.
   
   
   
10. Guarda el ejercicio con el nombre de Ordenamiento de Datos y Generación de Subtotales
11. Envía el documento al correo: computacion@cecosama.edu.gt

Puedes descargar el ejercicio en PDF aquí

• Tweet