Byron V. Gómez Monzón: Microsoft Excel

Configuraciones Iniciales en Microsoft Excel

El objetivo del presente ejercicio es que el estudiante practique los conceptos, fórmulas y configuraciones al iniciarse en Microsoft Excel.

Instrucciones:

Ingresa a Excel.
Escribe los siguientes títulos: Nombre, Apellido y Sueldo en las celdas: A1, B1 y C1 respectivamente.
Centra los títulos en cada celda.
Defina el texto de cada título en Negrita, tipo de letra "Verdana" y tamaña 11.
Escriba el nombre de 5 personas con sus respectivos apellidos.
Ingrese en la celda C2 los sueldos.
Define formato monetario para los datos del sueldo.
Guarda tu archivo con el nombre de "Ejercicio 1".
Inserta una columna antes del nombre y escribe el título: Departamento
Escribe el nombre de tres Departamentos (asigna por lo menos 2 empleados a cada departamento).
Amplia el tamaño de la columna de Departamento según el número de caracteres escritos.
Inserta una fila antes del nombre y escribe: "Nómina Mensual". Define letra verdana, tamaño 12 y negrita.
Marca las celdas y centra el título anterior; utiliza el botón Combinar y centrar.
Totaliza la columna sueldos, utiliza la función de Autosuma. El resultado puede ser el siguiente (si utilizas estos datos como ejemplo).
Define el siguiente encabezado: "Departamento de Nómina".
Numera cada página con la opción página 1.
Configura la página para imprimir "centrado vertical y horizontal" (en la opción de márgenes).
Selecciona el botón de "Vista preliminar".
Cierra la vista previa.
Cierra el archivo y guarda los cambios realizados.
Envía tu documento al correo: computacion@cecosama.edu.gt y en asunto escribe: Ejercicio 1 Excel.

Recuerda que puedes descargar las instrucciones en PDF aquí.

Introducción a Microsoft Excel

Excel es una herramienta que te permite hacer cálculos de manera sencilla y rápida, así como realizar análisis de datos, generar gráficos, etc. Con Excel puedes llevar tanto el control de notas de un grupo de estudiantes como la contabilidad de tu empresa, es decir, puedes manejar información de forma sencilla o compleja, según tus necesidades.

Ingreso a Excel

Selecciona en la barra de tareas el botón Inicio.
Posiciona el cursor sobre Programas o Todos los Programas.
Selecciona Microsoft Office.
Clic sobre el icono Microsoft Excel.

A continuación se detallarán los pasos necesarios para crear tu primera hoja de trabajo.

Práctica:

Posiciona el cursor en la celda A1.
Escribe la palabra Artículo.
Presiona la tecla Tab (tabulador) o la flecha hacia la derecha, para avanzar a la celda B1.
Escriba la palabra Precio.
Pulsa la flecha hacia la derecha para posicionarse sobre la celda C1.
Escribe la palabra Cantidad.
Pulsa la flecha hacia la derecha para posicionarse sobre la celda D1.
Ingresa la palabra Total.
Pulsa clic sobre la celda A2.

Ingresa los productos como se muestran en la siguiente ventana.

Para calcular el total, escribe la siguiente fórmula: =B2*C2
Pulsa Enter.
Coloca el cursor al final de la primera cantidad de la columna Total y al observar una cruz, haz doble clic para copiar la fórmula.

Sumar rango de datos

Ingresa la palabra Totales: en la celda B8.
Coloca el cursor en la celda C8 y pulsa clic sobre el símbolo de Autosuma (busque este símbolo en la barra de herramientas).
Excel te mostrará los datos seleccionados, observa:
Pulsa la tecla Enter y obtendrá la sumatoria de los datos de la columna. De esta manera podrá sumar datos ya sea en forma vertical u horizontal.
Repite este paso para obtener las suma de la columna del "Total", o bien copia la fórmula hacia la derecha.
El resultado es el siguiente:
Guarde los cambios realizados, para ello: pulsa clic sobre el botón que representa al disquete en la barra de herramientas. El nombre del archivo es: Práctica 1.
Envía el archivo al correo electrónico: correo@bydalonline.com y en asunto escribe: Práctia 1 Microsoft Excel.

Descarga el ejercicio en PDF aquí.

Función Sumar.si en Microsoft Excel

Esta función se utiliza para sumar un rango de datos, para realizar la suma se debe cumplir con una condición o criterio.

Por ejemplo si se tiene una tabla de datos donde existan empleados de diferentes departamentos y se desea obtener el total de sueldos por departamento (es decir, si se desea hacer un resumen de los sueldos por departamento) se podrá utilizar esta función.

Ingresa los datos como se muestran en esta tabla

Escribe los 3 primeros departamentos y luego debes marcarlos y arrastra hacia abajo hasta la celda A11
Escribe los nombres y apellidos
Para ingresar los sueldos escribe 2300 y 2450, luego marca ambos y arrastra hacia abajo para incrementar los valores y obtener el resultado mostrado en este ejemplo.
Copia los 3 primeros departamentos en la celda F2

Coloca el cursor debajo del departamento
Válida para que sólo se puedan seleccionar los departamentos que se encuentran en la celda F2

Selecciona: Datos, Validación de de datos (en el menú)
Selecciona los datos de la celda F2 hasta la celda F4
Pulsa Aceptar
Haz clic en el botón y selecciona un departamento

Posiciona el cursor debajo del título Total (celda B16)
Haz clic sobre el botón de Insertar función
Excel te mostrará la siguiente ventana:
Escribe sumar en la opción Buscar una función
Haz clic en el botón Ir
Selecciona la función SUMAR.SI
Pulsa clic sobre el botón Aceptar
Excel te mostrará la siguiente ventana:
En Rango selecciona todos los datos principales, desde la celda A1 hasta la celda D11
En criterio selecciona la celda donde se encuentra el nombre del departamento que se utilizará como condición de búsqueda(celda A16).
En Rango_suma selecciona los datos que se encuentran en la columna de sueldo (ya que se desea obtener el total de sueldo según el departamento seleccionado).
Pulsa Aceptar
Al cambiar de departamento, automáticamente aparece el total de sueldos en la celda de total.

Puedes descargar las instrucciones del ejercicio en PDF aquí.

Concatenar Datos en Microsoft Excel

La función de concatenar es una función de tipo texto que te permite "unir" el contenido de dos o más celdas en una sola.

Por ejemplo: en este ejercicio en la hoja de "Datos Generales", se tiene el nombre en la columna B y el Apellido en la columna C. en la hoja2 se unirán estos dos datos.

Para concatenar el nombre y el apellido de la hoja de "Datos Generales" en la hoja2.

Posiciona el cursor en la celda B2 de la hoja2
Escribe la función: =Concatenar(
Clic sobre la hoja de "Datos Generales"
Selecciona el primer apellido (da clic sobre él)
Escriba, (coma)
Escribe " " (comillas, presiona la barra espaciadora y cierra las comillas). Esto te permite dejar un espacio en blanco entre el apellido y el nombre.
Escribe, (coma)
Clic sobre el nombre
Pulsa la tecla Enter
El nombre aparece concatenado en la hoja2 en la celda B2
Posiciona el cursor en la celda B2 para copiar la fórmula hacia abajo
Los datos aparecerán concatenados. Al cambiar un nombre en la hoja de datos generales automáticamente cambiará en la hoja2
El resultado será:
Cambia el nombre de "José Carlos" por "Edgar René" en la hoja de "Datos Generales"
Trasládate a la hoja 2 y el nombre debe cambiar automáticamente
La opción de concatenar se puede utilizar con texto, fechas, resultado de fórmulas, etc.
Cambia el nombre de la hoja2 por "Datos Concatenados"
Guarda el archivo con el nombre de Concatenación de Datos
Envía el archivo al correo: computacion@cecosama.edu.gt y en asunto escribe: Concatenación de Datos

Puedes descargar el ejercicio en PDF aquí

Ordenamiento de Datos y Generación de Subtotales en Microsoft Excel

Ordenamiento de Datos

Excel te permite ordenar la información por determinadas columnas. En orden ascendente y descendente. Por ejemplo: en orden alfabético, por apellido, por medio del nombre del departamento, etc.

Crea un nuevo archivo e ingresa los siguientes datos:

Para agilizar el ingreso de los sueldos, puedes escribir 1500 en la primera celda y 1700 en la segunda, luego selecciona y arrastra hacia abajo para incrementar los valores.

Ordena los datos. En este caso se ordenarán los datos por departamento, para ordenar los datos debes realizar los siguiente:

Clic sobre la columna por la cual deseas ordenar los datos. En este caso se posicionó directamente en la celda de Depto., porque el ordenamiento será por departamento.
Selecciona uno de estos botones:
Excel ordena automáticamente los datos según la columna seleccionada, observa:

El correlativo también se ordenará. Si no deseas incluirlo, debes seleccionar todos los datos desde el primer título; es decir, desde el apellido hasta el último valor del sueldo. No debes incluir el correlativo, luego realiza lo siguiente:

Selecciona: Datos, Ordenar
Clic en Ordenar por y selecciona el título según la columna por la que deseas ordenar los datos.
Clic en Criterio de ordenación (clic en A a Z)
Selecciona el botón Aceptar

Generación de Subtotales

Esta opción te permite luego de agrupar los datos (es decir, de ordenarlos por "x" o "y" columna) obtener una sumatoria, un promedio, etc. En este caso se desea obtener el monto total de los sueldos pagados en cada departamento.

La regla número uno para obtener subtotales es que los datos deben estar ordenados según la columna por la que se desea obtener dichos subtotales.
Después de ordenar los datos, posiciona el cursor sobre cualquier celda que contenga los datos, (únicamente si movió el cursor a otra posición, de lo contrario ya estará en una celda por el procedimiento explicado en el ordenamiento de datos)
Selecciona Datos, Subtotal
Haz clic en la flecha Para cada cambio en y selecciona la columna deseada, en este caso haz clic sobre Depto.
Selecciona la función deseada, generalmente se utiliza la función de Sumar
Si hay varias celdas numéricas estarán seleccionadas, haz clic sobre el rectángulo para desmarcarlas y selecciona únicamente una o dos celdas que te interesan.
Para finalizar haz clic en el botón Aceptar
La función de subtotales deberá utilizarse únicamente cuando se deseen agrupar datos.
El resultado en este caso es el siguiente.
Guarda el ejercicio con el nombre de Ordenamiento de Datos y Generación de Subtotales
Envía el documento al correo: computacion@cecosama.edu.gt

Puedes descargar el ejercicio en PDF aquí

Vinculación de Datos en Microsoft Excel

La opción de vincular datos te permite copiar información en diferentes hojas o celdas que dependen de una hoja principal. Es decir, al momento de realizar cambios en la hoja principal, automáticamente se reflejan dichos cambios en la hoja donde se encuentran los datos vinculados.

Ingresamos los siguientes datos en Microsoft Excel:

Copiar información

Copia los títulos de Carné, Nombres y Sexo en la hoja2.
Selecciona con el Mouse la primera y la segunda celda (en este caso Carné y Nombre), suelta el botón del Mouse.
Clic sobre la celda de Sexo.
En este caso están seleccionadas las dos primeras celdas y la cuarta. Suelta la tecla Control (Ctrl).
Clic en el botón de Copiar (Ctrl + C).
Trasládate a la hoja2, pulsa clic sobre ella. El cursor debe aparecer automáticamente sobre la celda A1, si no es así, pulsa sobre dicha celda).
Presiona la tecla Enter.
En la hoja número 2, aparecerán los datos copiados.

Vinculación de los datos de Carné hacia la hoja2

Trasládate a la hoja1.
Selecciona todos los datos de la columna carné (no marques el título).
Selecciona el botón Copiar (Ctrl + C).
Clic sobre la hoja2.
Posiciona el cursor en la celda A2.
Pulsa el botón derecho del Mouse sobre la celda A2 y selecciona Pegado Especial.
Selecciona el botón Pegar vínculos.
Trasládate a la hoja1 y cambia el carné ide06002 por ide06025 y pulsa enter.
Trasládate de nuevo a la hoja2 y observa el cambio del carné automáticamente.
Trasládate de nuevo a la hoja1 y cambia el carné por el original.
De esta manera no tendrás que estar cambiando los datos en cada hoja, sino únicamente en la hoja principal.
Realiza el mismo proceso de Vinculación de datos de carné hacia la hoja2 para vincular los datos de Sexo en la hoja2.
La columna Nombres de la hoja2 la utilizaremos en el próximo ejercicio (Concatenación de Datos).
Guarda tu archivo con el nombre de Vinculación de Datos y envíalo al correo: computacion@cecosama.edu.gt, en asunto escribe: Vinculación de Datos y Microsoft Excel.

Puedes descargar tu ejercicio en PDF aquí.

Filtros en Microsoft Excel

Con la opción de filtros se puede obtener información de acuerdo a ciertos criterios de búsqueda (permite hacer consultas de datos clasificados por diferentes opciones). Por ejemplo: si tiene un listado de datos donde incluya el sexo de la personas y deseas obtener la información de uno u otro sexo, puedes realizar un filtro.

Filtros Avanzados

Esta opción te permite extraer datos por medio de criterios de búsqueda. El resultado se copia hacia otra ubicación dentro de la misma hoja u otra hoja.

Ejemplo:

Se desea obtener un listado de todas aquellas personas de sexo masculino.

Pasos para hacer el filtro avanzado, realiza lo siguiente:

Ingresa los siguientes datos en Microsoft Excel.
Copia el título o campo que deseas utilizar para establecer la condición o criterio de búsqueda (cópialo en una celda abajo o al lado derecho de los datos originales). en este ejemplo se copiará el título en la celda D16.
Copia debajo del título que copiaste en el paso anterior, la condición de búsqueda (en este caso la letra "M" que representa el sexo masculino).
Copia los títulos de los datos que deseas extraer (no necesariamente debe incluir todos los títulos). En este caso se copiarán los siguientes títulos: Nombres, Apellidos y Sexo en la celda A20.
Posiciona el cursor en la primera celda que contiene los datos originales (en este caso es la celda A1 donde se encuentra carné).
Selecciona Datos, Avanzadas (Ordenar y filtrar). Automáticamente Excel selecciona el rango de lista, es decir, todos los datos originales.
Selecciona la flecha roja que se encuentra en la opción Rango de criterios.
Marca el título copiado en la celda D16 y le letra "M" que se encuentra en la celda D17.
Presiona la tecla Enter.
Selecciona el círculo que se encuentra a la izquierda de la opción "Copiar a otro lugar".
Presiona clic sobre la flecha de la opción "Copiar a:"
Selecciona los títulos donde deseas extraer la información, más un grupo de celdas donde consideres que caben los datos a extraer.
Pulsa la tecla Enter.
Haz clic sobre el botón Aceptar. Observa el resultado:
Si deseas cambiar el criterio del filtro, debes escribirlo, por ejemplo, si ahora deseas obtener los nombres de sexo femenino:
Selecciona Filtro, Avanzadas (Ordenar y filtrar), copia a otro lugar y Aceptar.
Excel te mostrará todas las personas de sexo femenino.
Guarda tu archivo con el nombre de Filtros Avanzados y envíalo al correo: computacion@cecosama.edu.gt, en asunto escribe: Filtros Avanzados en Microsoft Excel.

Puedes descargar las instrucciones en PDF aquí.

Tablas Dinámicas en Microsoft Excel

A través de las tablas dinámicas Excel te permite resumir información y analizarla.

Creación de tablas dinámicas

Ingresa los siguientes datos:
Selecciona el rango de datos que utilizarás para tu tabla dinámica (incluye títulos y todos los datos. Haz clic en el menú Insertar, clic en Tabla dinámica
Excel desplegará la siguiente ventana:
Selecciona Nueva hoja de cálculo y haz clic en el botón Aceptar
Excel te muestra esta ventana donde se debe diseñar la tabla dinámica
Presiona el botón izquierdo del mouse sobre cada campo y arrástralo hasta donde desees.

Mes en Filtro de informe
Artículo en Etiqueta de columna
Tienda en etiqueta de fila
Unidades vendidas en Valores

Para efectos del ejemplo, define tu tabla dinámica como se muestra en la siguiente ventana:
Excel generará la tabla dinámica de la siguiente forma:
Revisa las ventanas del mes de Enero

Clic en esta flecha de la opción (Todas) y selecciona el mes que deseas (en este caso "Enero")

En este ejemplo se está listando por un mes específico. Excel muestra los artículos que se vendieron en el mes de Enero, en qué tiendas y en qué cantidades
Guarda tu archivo con el nombre de Tabla Dinámica en Excel
Envía tu archivo al correo: computacion@cecosama.edu.gt